Apostila se eliberează pentru actele oficiale administrative întocmite pe teritoriul României, care urmează să producă efecte juridice pe teritoriul unui stat semnatar al Convenţiei cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961, la care România a aderat prin Ordonanţa Guvernului nr. 66/1999, aprobată prin Legea nr. 52/2000, cu modificările ulterioare. Ca urmare a adoptării Legii nr.142/2004, Ordonanţa Guvernului nr. 66/1999 a fost modificată, în sensul transmiterii de la Ministerul Afacerilor Externe către Instituţiile Prefectului, a competenţei privind aplicarea apostilei pe documentele administrative, începând cu data de 1 noiembrie 2004.
Activitatea de eliberare a apostilei se desfăşoară prin intermediul Biroului Apostilă, organizat în cadrul Compartimentului Relaţii Publice, fiind asigurate condiţiile necesare, atât din punctul de vedere al dotării, cât şi al securizării spaţiului în care se desfăşoară această activitate, potrivit prevederilor legale în materie, respectiv a Instrucţiunilor Ministerului Administraţiei şi Internelor nr.82/2010, acordându-se constant atenţie eficientizării relaţiei cu cetăţenii judeţului Salaj, cât şi a celor care deţin acte administrative emise de către autorităţile publice din judeţul Salaj, prin afişarea pe site-ul propriu şi la avizierul instituţiei a informaţiilor utile în domeniu şi stabilirea unui program de lucru cu publicul flexibil, urmărind reducerea timpului de eliberare a apostilei chiar şi de la cele 2 ore prevăzute de lege (Decizia Primului Ministru nr.194/2007 pentru stabilirea unor măsuri de îmbunătăţire a serviciilor publice). Totodată au fost adoptate măsurile privind protejarea datelor cu caracter personal ale cetăţenilor prelucrate în această activitate (Legea nr.677/2001).
În acest sens, Instituţia Prefectului Judeţului Salaj este înregistrată la Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării datelor cu caracter personal cu notificarea nr.17174.
Ca o prezentare statistică, începând cu data de 1 noiembrie 2004 şi până în prezent au fost apostilate un număr de 8725 acte. Apostila a fost eliberată pentru documente precum: acte de stare civilă, certificate de cazier judiciar, diplome de studii şi alte documente şcolare, acte care dovedesc calificarea într-o meserie, acte referitoare la raporturile de muncă, certificate fiscale pentru evitarea dublei impuneri, certificate de rezidenţă fiscală, acte cu caracter medical, certificate privind atestarea domiciliului şi cetăţeniei române, certificate de botez, enumerate în ordine descrescătoare a numărului de solicitări.
Statele pentru care au fost eliberate apostile sunt: Italia, Spania, Belgia, Germania, Grecia, Olanda, Cipru, Portugalia, SUA, Suedia, Elveţia, Franţa, Albania, Austria, Norvegia, Mexic, Japonia, Argentina, ş.a. enumerate de asemenea, în ordinea descrescătoare a solicitărilor.
Activitatea de eliberare a apostilei este coordonată de Ministerul Afacerilor Interne, prin Direcţia Generală pentru Îndrumarea şi Controlul Instituţiei Prefectului, unde lunar se transmite raportul privind apostilele eliberate şi semestrial raportul privind activitatea de eliberare a apostilei.
Iulian Duma