Purtătorii de cuvânt au o funcţie de execuţie, nu sunt directori şi nici nu fac parte din conducerea unei instituţii. Comunicatele de presă sunt redactate în urma deciziilor venite din partea conducerii unei instituţii publice. Dacă instituţia respectivă doreşte să comunice informaţii de interes public, aceasta furnizează mai întâi informaţiile necesare purtătorului de cuvânt şi-i solicită să redacteze comunicatul de presă. După definitivarea acestuia, conform legii, purtătorul de cuvânt pune la dispoziţia directorului general comunicatul de presă în vederea verificării, completării, dacă este cazul, şi aprobării. Numai după ce comunicatul de presă a fost aprobat, purtătorul de cuvânt îl înregistrează la secretariatul instituţiei, iar apoi este trimis presei. Există perioade în care unele instituţii nu au noutăţi în ceea ce priveşte informaţiile de interes public, motiv pentru care nu sunt redactate şi aprobate comunicate de presă.
Înainte de a participa la o emisiune sau de a acorda un interviu, purtătorul de cuvânt solicită conducerii şi implicit compartimentelor de specialitate răspunsurile oficiale, aferente temei supusă dezbaterii, care reprezintă punctul de vedere al instituţiei pe care o reprezintă. Nicidecum, purtătorul de cuvânt n-are dreptul să furnizeze informaţii sau opinii neautorizate de instituţia pe care o reprezintă în faţa publicului.
În alte situaţii, există solicitanţi care doresc să primească informaţii de interes public prin telefon. Conform Ordonanţei Guvernului nr. 27 din 30 ianuarie 2002: “ …prin petiţie se înţelege cererea, reclamaţia, sesizarea sau propunerea formulată în scris ori prin poştă electronică, pe care un cetăţean sau o organizaţie legal constituită o poate adresa autorităţilor…”. Pentru a rezolva o petiţie Compartimentul de relaţii cu publicul: “…înaintează petiţiile înregistrate către compartimentele de specialitate, în funcţie de obiectul acestora, cu precizarea termenului de trimitere a răspunsului “.
Conform legii, orice informaţie care iese dintr-o instituţie trebuie să fie aprobată, verificată şi bine documentată. Fiecare compartiment de specialitate are o bază de date, cu statistici şi informaţii stocate, care vizează domeniul lui de activitate. Documentarea şi redactarea răspunsului poate să dureze o oră-două, iar solicitantul va primi răspunsul “… imediat sau în cel mult 24 de ore “ – conform Legii 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, în format electronic, iar în alte situaţii, în scris, prin intermediul poştei. Dacă informaţiile solicitate sunt de o mai mare complexitate, elaborarea răspunsului pentru presă poate să dureze până la 30 de zile, iar în cazul petiţiilor există posibilitatea de prelungire cu 15 zile a termenului legal de răspuns, în urma acordului dat de conducerea instituţiei. Aceasta este procedura legală şi până la urmă profesională.
Oricât de nerăbdători ar fi unii solicitanţi, ei nu trebuie să uite art. 16, alin. 2, din Constituţia României: “ Nimeni nu este mai presus de lege ! “.
Dumitru Ţimerman