HUB-ul de servicii digitale al Ministerului Afacerilor Interne (portalul hub.mai.gov.ro) reprezintă punctul central unde cetățenii pot rezolva online diverse probleme birocratice care, în trecut, necesitau prezența la ghișeu. Cele mai importante servicii care pot fi accesate prin acest portal includ eliberarea cazierului judiciar, programările online pentru pașapoarte, permise de conducere și înmatriculări vehicule, verificarea istoricului sancțiunilor la regimul circulației și consultarea statutului solicitărilor aflate în lucru.
În paralel cu aceste facilități destinate publicului, Ministerul Afacerilor Interne, prin direcția de specialitate, a dezvoltat aplicația MAI Flux Doc, un sistem informatic integrat pentru managementul documentelor și al fluxurilor de lucru. Aceasta nu este o aplicație destinată publicului larg, ci reprezintă un instrument intern esențial pentru digitalizarea administrației și eficientizarea comunicării instituționale.
Astăzi, la nivelul Instituției Prefectului Județul Satu Mare, s-a desfășurat în sistem videoconferință o sesiune de instruire a personalului din cadrul aparatului de lucru care va utiliza noua aplicație de management al documentelor. Sesiunea a fost susținută de specialiștii din cadrul Direcției Generale Comunicații și Tehnologia Informației din cadrul M.A.I. Aplicația a fost creată pentru a înlocui circulația documentelor pe suport de hârtie între diversele structuri ale ministerului, precum Poliția, Jandarmeria sau Prefecturile, vizând o trasabilitate clară și o reducere semnificativă a timpului de răspuns.
Funcționalitățile principale ale noii platforme includ gestiunea registraturii electronice, circulația digitală a documentelor și transmiterea rapidă a adreselor sau rapoartelor către persoanele care trebuie să le avizeze. De asemenea, sistemul permite utilizarea semnăturii electronice, monitorizarea în timp real a stadiului de lucru prin module de workflow și arhivarea digitală securizată a tuturor documentelor.
Deși cetățenii nu interacționează direct cu interfața MAI Flux Doc, beneficiile acestei digitalizări se reflectă direct în calitatea serviciului public prin reducerea timpului de așteptare pentru soluționarea petițiilor și eliminarea riscului de pierdere a documentelor depuse la ghișeu, acestea fiind integrate imediat în fluxul digital de lucru.
”Cu toate că în acest moment managementul documentelor la nivelul Instituției Prefectului Județul Satu Mare este digitalizat, consider că noua aplicație dezvoltată de M.A.I. va aduce beneficii suplimentare. Pe lângă reducerea costurilor logistice, aceasta va permite o interconectare mult mai rapidă cu structurile centrale și județene, asigurând un control riguros al termenelor de soluționare și o transparență sporită în gestionarea solicitărilor cetățenilor.” – prefect Altfatter Tamás.
